Les archives jouent un rôle crucial dans les centres des services fiscaux où la gestion efficace de la documentation est essentielle pour assurer la conformité légale, la transparence et la fourniture de services efficaces aux contribuables. Cependant, la gestion des archives dans ces environnements rencontre pour la plupart divers défis, allant de la volumétrie croissante des documents à la nécessité de préserver l’intégrité et la sécurité des données.
Consciente de la nécessité de fiabiliser davantage la gestion des archives, la Direction Générale des Impôts et des Domaines (DGID) a inscrit dans le projet SGF le volet “Reprise du fonds d’archivage et numérisation des dossiers” qui s’avère impératif pour une bonne alimentation en données fiables du système en gestation.
En effet, divers défis se présentent dans les Centres des Services Fiscaux (CSF) en ce qui concerne la gestion des archives.
Il s’agit d’abord de la volumétrie des documents. Les CSF génèrent et reçoivent une quantité exponentielle de dossiers et documents dont la gestion est problématique et chronophage, entraînant des retards dans le traitement et la recherche d’informations, sans compter les cas de pertes préjudiciables aux services ainsi qu’aux contribuables.
Il s’y ajoute la question de la sécurité et la confidentialité des données. Les archives dans les CSF contiennent des informations sensibles sur les contribuables qu’il importe de gérer conformément aux dispositions de la Loi n° 2008-12 du 25 janvier 2008 portant sur la protection des données à caractère personnel. Dès lors, il est impératif pour les services compétents de maintenir la sécurité et la confidentialité de ces informations afin d’éviter tout accès non autorisé ou toute violation de la vie privée.
L’autre difficulté rencontrée dans la gestion des archives concerne l’accessibilité et la recherche. Avec la multiplication des documents, il devient essentiel de mettre en place des systèmes efficaces d’indexation et de recherche pour permettre un accès rapide et facile aux informations pertinentes. Les contraintes de stockage et de suivi dans ce domaine peuvent entraîner des retards dans le traitement des demandes des contribuables et des vérifications fiscales.
C’est forte de ce constat que la DGID a exprimé le besoin d’inclure dans le périmètre du projet SGF dont la maitrise d’œuvre est confiée à ModelSis, la rationalisation de l’archivage dans ses différents services et directions. A cela s’ajoute la numérisation des dossiers et leur gestion électronique, ce qui permettra de définir les niveaux d’habilitations et de réduire l’encombrement physique, tout en améliorant l’accessibilité et en renforçant la sécurité des archives.